Eventos No Corporativos

Ofrecemos a nuestros clientes un servicio de excelencia en la organización y planeación logística integral de congresos, sustentado en nuestra comprobada y amplia experiencia en la gestión total de eventos no corporativos. Mexico Meetings dedica especial énfasis en maximizar la inversión de los patrocinadores y en realizar una gestión cuidadosa de las finanzas y de la administración de la exposición comercial y venta de paquetes de patrocinio.

Nuestro conocimiento de los mercados y nuestras habilidades de gestión y colaboración con el sector corporativo y las entidades de gobierno nos han permitido llegar a clientes exigentes como la Sociedad Internacional sobre el SIDA, para la cual coordinamos toda la operación logística de la XIX Conferencia Internacional sobre el SIDA, realizada en la ciudad de México, en agosto del 2008, y en la cual participaron 23,000 asistentes provenientes de 82 países.

Congresos y Gestión de Exposiciones:

  • Elaboración y Presentación de candidatura para la postulación de sede
  • Análisis y selección de ciudad y recinto(s) sede
  • Coordinación general de licitación de eventos nacionales e internacionales
  • Diseño y producción de Bidding Books (protocolo de licitación de sedes)
  • Trámites y gestión ante autoridades
  • Diseño y ejecución de estrategias de cabildeo para las contiendas de selección de sede de eventos
  • Diseño del Plan Integral de Mercadotecnia de Eventos
  • Diseño de estrategias de promoción y venta de exposición comercial y paquetes de patrocinio
  • Elaboración Integral de Presupuestos
  • Administración del Prerregistro en Línea
  • Coordinación de visitas de inspección a la ciudad y recinto(s) sede
  • Negociación y asesoría en la contratación de hospedaje
  • Coordinación de registro en sitio
  • Coordinación de producción de material impreso (programa del evento, abstracts, gafetes, diplomas…) y de señalización (banners, pendones, lonas…)Selección y contratación de proveedores, edecanes, intérpretes, producción y montaje del evento
  • Organización, planeación y operación logística integral del evento
  • Coordinación de banquetes y fiestas temáticas
  • Diseño del Programa social y cultural
  • Transportación
  • Tours pre y post evento y Programa de Acompañantes
  • Fotografía y video memorias
  • Administración financiera y control de egresos

Eventos de gobierno y/o patrocinados por entidades de gobierno:

Los eventos de gobierno, al pertenecer al segmento de Eventos No Corporativos, siguen en su organización, planeación y operación, lineamientos similares a los de los congresos.  Sin embargo, requieren, además, de los siguientes servicios que Mexico Meetings puede proveer:

  • Diseño del Plan y coordinación de Relaciones Públicas con el sector público.
  • Diseño del Plan y coordinación de Relaciones Públicas con los medios.
  • Diseño, organización, planeación y operación logística integral de eventos de gobierno siguiendo los protocolos específicos que los eventos de gobierno ameritan.
  • Configuración de Patrocinios (Enfoque Gobierno)
  • Organización, venta y operación de Exposición Comercial y Diseño de Planos del área de exposición.

Asesoría en la administración de Asociaciones Civiles:

Mexico Meetings cuenta con personal especializado para asesorarlo en las diferentes áreas de gestión propias de las asociaciones civiles.

Membresías:

  • Diseño de estrategias de promoción para incrementar las membresías (beneficios para el asociado).

Organización de cursos:

  • Coordinación y realización de cursos de actualización para los agremiados.
  • Generación de alianzas con organismos educativos.

Coordinación de Administración:

  • Interpretación de estados financieros.
  • Administración de cuentas bancarias.
  • Realización y coordinación de presupuesto anual.
  • Elaboración y presentación del plan de trabajo – metas y objetivos reales.
  • Presupuesto vs. Estado de Resultados.
  • Planeación de Reuniones de Consejo Directivo.
  • La importancia del Consejo Directivo como equipo de trabajo.
  • Trabajo en equipo Consejo Directivo y Personal Operativo (organigrama funcional).
  • Presentación de resultados.
  • Presencia de marca de los asociados.
  • Presencia de marca institucional.

Administración de Recursos Humanos:

  • Selección y reclutamiento de personal.
  • Evaluación de personal.

Consejo Directivo:

  • Apoyo y asesoría a la presidencia.
  • Preparación de juntas de trabajo.

Relaciones Públicas:

  • Promoción de imagen a nivel nacional e internacional.
  • Cabildeo con organismos relacionados.
  • Relaciones entre cámaras, agrupaciones y autoridades gubernamentales relacionadas con el área.
  • Programas de responsabilidad social.
  • Participación y/o relaciones con agrupaciones internacionales de mayor prestigio.