Clasificación Eventos
El método de trabajo que se aplica en la organización, planeación y operación de un evento tiene que ver, invariablemente, con las características del mismo, pero también con el tipo de cliente que lo genere.
De acuerdo a la clasificación establecida por la INTERNATIONAL CONGRESS AND CONVENTIONS ASSOCIATION (ICCA), la industria de eventos la conforman dos segmentos pilares:
LOS EVENTOS CORPORATIVOS: GENERADOS POR EMPRESAS
LOS EVENTOS NO CORPORATIVOS: GENERADOS POR CÁMARAS, ASOCIACIONES CIVILES Y GREMIALES, ENTIDADES DE GOBIERNO, ORGANISMOS INTERNACIONALES Y ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES.
Mexico Meetings se guía por esa misma brújula. De ahí que haya desarrollado un sistema de procedimientos de trabajo, específicos para cada tipo de evento.
GENERADORES DE EVENTOS CORPORATIVOS
GENERADORES DE EVENTOS NO CORPORATIVOS
A continuación encontrará algunas de las características principales que distinguen tanto a los Eventos Corporativos como a los Eventos No Corporativos.
¿POR QUÉ ORGANIZAN EVENTOS?
Las empresas acostumbran organizar periódicamente convenciones, talleres, seminarios y viajes motivacionales como parte de sus programas de capacitación, integración y motivación.
No obstante, la iniciativa de organizar un evento no habitual a lo establecido puede darse de manera compulsiva.
Por estatutos, las entidades no corporativas deben celebrar eventos de manera periódica ya sea para cumplir con una actualización de conocimientos (asociaciones), para debatir sobre temas intergubernamentales, sociales o económico a nivel de gobiernos u organismos internacionales y ONGS.
¿CÓMO SE DESIGNA LA CIUDAD SEDE DE UN EVENTO?
Las empresas pueden tomar sus decisiones respecto al destino sede sin tener que consultar el parecer de los participantes. La promocion del evento entre los participantes es menos importante, ya que la empresa asume todos los gastos. La designación de la ciudad sede del evento varía en cada empresa. Puede estar a cargo de la dirección general o de los gerentes de mercadotecnia, o de recursos humanos, de un departamento especializado en el tema central del evento o del gerente de compras de una empresa.
Evento nacional:
La mesa directiva de una organización presenta ante sus agremiados a las ciudades contendientes y éstos eligen a la que será sede de su próximo evento, el cual generalmente es anual
Evento internacional:
Altos directivos de una organización o funcionarios de gobierno, o un representante de una asociación, respaldado por la mesa directiva, manifiesta ante una organización contraparte a nivel internacional, su voluntad de contender por la sede del próximo evento abierto a concurso.
Este protocolo comprende la presentación de cartas de invitación, de un bidding book y de una propuesta presupuestal aproximada acerca de lo que costará organizar el evento. También se realiza una labor de cabildeo y de promoción a favor de la ciudad contendiente. Por lo general, varios países participan en una misma contienda.
¿QUIÉNES ELIGEN EL RECINTO Y DEMAS PROVEEDORES?
Por lo general, decide el gerente de la compañía que tiene la responsabilidad definitiva de organizar el evento. Esta persona está muy familiarizada con su grupo meta y coordina la labor de los diversos departamentos al interior de la compañía que se encargan de participar en la organización de los eventos. No obstante, para lo anterior, se apoya en los servicios logísticos de una agencia organizadora profesional de eventos.
Decide el consejo de la asociación internacional, la asamblea general o un comité especializado. Una vez que se determina la sede del evento, el comité organizador local que ganó el concurso se encarga de toda la organización logística, de la contratación de hospedaje, de la promoción del evento, etcétera. Para ello, se apoya en una agencia OPC (organizadora profesional de congresos y convenciones).
¿CON QUÉ PERIODICIDAD SE CELEBRAN SUS EVENTOS?
Usualmente, los corporativos organizan eventos de una sola edición por año.
Varía: Puede ser anual, bianual, trianual o cada 4 años.
¿CUÁLES SON LAS ESTRATEGIAS DE DE PROMOCIÓN DEL EVENTO?
Generalmente, un corporativo no desea ver publicada la información acerca de su evento y no realiza mayores esfuerzos de promoción. Los pormenores sólo se dan a conocer internamente y como estrategia de motivación dirigida a los empleados para conseguir un incremento en la productividad.
La promoción se lleva a cabo mediante correos electrónicos masivos, la distribución estratégica de posters alusivos al evento. También se logra participando como expositor en el área comercial de los eventos previos de la organización, así como mediante eventos de relaciones públicas dirigidos a grupos específicos.
ACERCA DEL DESTINO SEDE DEL EVENTO
Varía, aunque es muy usual que un evento corporativo regrese al mismo destino año tras año, sobre todo si ha cumplido con las espectativas de organizadores y empleados.
Por lo general, la sede es rotativo entre estados o provincias (evento nacional) o continentes (evento internacional).
¿CUÁL ES EL NÚMERO PROMEDIO DE PARTICIPANTES?
Desde 20 a 3000 personas o más. Un evento corporativo promedio es menor en número de participantes que el de una asociación, aunque depende mucho del giro del evento. Hay empresas que pueden llegar a tener más de 10 mil participantes.
Varia: desde los 50 hasta los 25 mil participantes.
¿CUÁL ES EL NÚMERO PROMEDIO DE ACOMPAÑANTES?
Lo usual es que los participantes no viajen con acompañantes.
Para tener un pronóstico del número de acompañantes, se multiplica 0.5 acompañantes por cada participante registrado.
¿CUÁL ES EL PERFIL DEL PARTICIPANTE?
Los participantes son los empleados de la compañía o sus contactos de negocio.
Son los agremiados de una asociación o cámara, los altos funcionarios de gobierno y/o de organismos internacionales y ONGs.
¿CUÁL ES LA ESTANCIA PROMEDIO DURANTE EL EVENTO EN LA CIUDAD SEDE?
4 Noches.
¿CUÁL ES LA ESTANCIA ADICIONAL PROMEDIO?
Lo usual es que no se prolongue la estancia.
4 Noches.
¿CUÁL ES LA ESTANCIA ADICIONAL PROMEDIO?
De 2 hasta 4 noches.
